Venneslamoppen: Dette må bedriften sjekke ved kjøp av renhold

Medlemsbedrift. Venneslamoppen er en aktiv medlemsbedrift i Sørporten. Selskapets egen nettside oppgir tjenester for bedrifter, borettslag og sameier, blant annet kontor- og fellesarealrenhold, matteservice, forbruksmateriell, vindusvask og renhold i byggeprosjekter.

For kunden er valget av renholdsleverandør mer enn et spørsmål om pris og frekvens. Arbeidstilsynet understreker at det bare er lov å kjøpe eller leie inn renholdstjenester fra virksomheter som står med lovlig status i renholdsregisteret. Kjøperen har i tillegg egne plikter knyttet til kontrakt og oppfølging.

Sjekk status før avtalen signeres

Første kontroll er renholdsregisteret. Opplysningene bør sjekkes når avtalen inngås – også når leverandøren er lokal eller kjent fra før. Status kan endres, og et gammelt skjermbilde eller en tidligere kontroll er derfor ikke tilstrekkelig over tid.

Arbeidstilsynet anbefaler at kontrakten krever at leverandøren fortsatt skal være godkjent, at renholderne har gyldige HMS-kort, og at kunden varsles dersom godkjenningen faller bort eller leverandøren skifter underleverandør. Kjøp fra en ulovlig renholdsvirksomhet kan medføre straffeansvar.

Kjøperen har informasjons- og påseplikt

Virksomheter som kjøper renhold, skal informere i kontrakten om at renholderne minst skal ha lønns- og arbeidsvilkår etter den allmenngjorte tariffen. Kjøperen skal også ha en rutine for å undersøke og ved behov følge opp at vilkårene faktisk etterleves.

Det betyr ikke at kunden skal overta arbeidsgiveransvaret. Kontrakten bør derimot gi tilgang til relevant dokumentasjon og beskrive hvordan avvik håndteres. Arbeidstilsynet foreslår blant annet bestemmelser om tilbakeholdelse av betaling, heving eller andre reaksjoner ved brudd.

Dersom en hovedleverandør bruker underleverandør til renholdet, ligger påseplikten overfor underleverandøren hos hovedleverandøren. Kunden bør likevel kreve å få vite hvem som faktisk utfører arbeidet og hvordan leverandørkjeden følges opp.

Kontroller HMS-kort i praksis

Alle renholdere i godkjente renholdsvirksomheter skal bære HMS-kort synlig på jobb. Arbeidstilsynets sjekkliste anbefaler at bestilleren kontrollerer kortene minst én gang i året, og på nytt ved personellskifte eller bruk av vikarer.

Dette er en enkel kontroll som bør dokumenteres med dato, hvem som ble kontrollert og hvem som utførte kontrollen. Det gir bedriften et spor dersom bemanningen endres eller det senere oppstår spørsmål om kontrakten.

Dette bør du gjøre nå

1. Søk opp renholdsleverandøren i Arbeidstilsynets register før avtalen inngås.
2. Legg krav om godkjenning, HMS-kort, varsling og dokumentasjon inn i kontrakten.
3. Fastsett hvem hos dere som følger opp påseplikten og hvor kontrollene lagres.
4. Kontroller HMS-kort årlig og ved bytte av renholder eller vikar.
5. Be om oversikt over eventuelle underleverandører før arbeidet starter.

Dette betyr for bedriften

En god renholdsavtale skal gi rene lokaler uten å påføre kunden unødvendig juridisk eller omdømmemessig risiko. Venneslamoppen illustrerer et lokalt tjenestetilbud, mens Arbeidstilsynets regler viser hvilke kontroller enhver bedriftskunde må gjøre uansett hvilken leverandør som velges. Saken er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.

Kilder

• Arbeidstilsynet – innkjøpers plikter ved kjøp av renhold
• Arbeidstilsynet – sjekkliste for HMS-kort
• Venneslamoppen – offisiell nettside
• Sørporten – medlemsprofil for Venneslamoppen
• Brønnøysundregistrene – Venneslamoppen AS