Sykmeldt ansatt: Fem milepæler arbeidsgiver må følge

Når en ansatt blir sykmeldt, begynner flere tidsfrister å løpe samtidig. Lønn, inntektsmelding og oppfølging følger ulike regler. For en liten bedrift kan én glemt oppgave forsinke sykepenger eller gjøre det vanskeligere å dokumentere at tilrettelegging er vurdert.

Dag 1–16: Avklar arbeidsgiverperioden

Hovedregelen er at arbeidsgiveren betaler sykepenger de første 16 kalenderdagene av sykefraværet. Fraværet kan være dokumentert med egenmelding eller sykmelding. Minimumsordningen for egenmelding er inntil tre kalenderdager om gangen og inntil fire ganger i løpet av ett år, men virksomheten kan ha en utvidet ordning.

Kontroller første fraværsdag, om den ansatte har opptjent rett til sykepenger, og om tidligere fravær skal regnes med i samme arbeidsgiverperiode. Et nytt fravær som starter mindre enn 16 kalenderdager etter at den ansatte kom tilbake, kan påvirke beregningen.

Etter dag 16: Send inntektsmeldingen raskt

Hvis fraværet varer lenger enn arbeidsgiverperioden, må NAV ha inntektsmelding før søknaden om sykepenger kan behandles. NAV anbefaler at meldingen sendes så snart arbeidsgiverperioden er over og den ansatte har søkt om sykepenger.

I inntektsmeldingen oppgir arbeidsgiveren blant annet beregnet månedsinntekt, arbeidsgiverperioden og om bedriften forskutterer lønn og krever refusjon. En sammenhengende sykmeldingsperiode krever normalt ikke ny inntektsmelding for hver forlengelse, men en ny fraværsperiode kan gjøre det.

Innen fire uker: Lag oppfølgingsplan

Arbeidsgiver og arbeidstaker skal lage en oppfølgingsplan senest når fraværet har vart fire uker, med mindre planen er åpenbart unødvendig. Planen bør beskrive arbeidsoppgaver, arbeidsevne, mulige tilpasninger og hvem som følger opp tiltakene. Den skal deles uoppfordret med den som har sykmeldt arbeidstakeren.

Arbeidsgiveren trenger ikke diagnosen. Samtalen skal handle om funksjon: hvilke oppgaver den ansatte kan utføre, om arbeidstid eller utstyr kan tilpasses, og om alternative oppgaver kan prøves.

Innen sju uker: Hold dialogmøte

Ved helt sykefravær skal arbeidsgiveren som hovedregel innkalle til dialogmøte 1 innen sju uker. Ved gradert sykmelding vurderes behovet konkret. Bruk møtet til å kontrollere om tiltakene virker, oppdatere planen og avtale neste kontrollpunkt. Sykmelder, bedriftshelsetjeneste, tillitsvalgt eller verneombud kan delta når vilkårene er oppfylt og det er relevant.

Ved åtte uker: Vær klar for aktivitetsvurderingen

NAV skal vurdere aktivitetsplikten når sykefraværet har vart åtte uker. Den ansatte skal i utgangspunktet være i noe arbeidsrelatert aktivitet dersom det er medisinsk forsvarlig og arbeidsplassen kan tilrettelegge. NAV kan be arbeidsgiveren om oppfølgingsplan eller mer informasjon om hvilke tiltak som er forsøkt.

Dette bør du gjøre nå

• Registrer første fraværsdag og ansvarlig leder i ett system.
• Lag automatiske påminnelser for dag 16, uke 4, uke 7 og uke 8.
• Avklar tidlig om bedriften forskutterer sykepenger etter arbeidsgiverperioden.
• Dokumenter konkrete tiltak og hvorfor enkelte tilpasninger eventuelt ikke er mulige.
• Be om opplysninger om arbeidsevne – ikke diagnose eller behandling.
• Oppdater planen etter dialogmøtet og før nye NAV-møter.

Kort fortalt

God sykefraværsoppfølging er både en betalingsrutine og en lederoppgave. Bedriften bør ha kontroll på arbeidsgiverperioden, sende inntektsmeldingen raskt og dokumentere plan og dialog før NAVs aktivitetsvurdering. Dette er generell informasjon; konkrete personal- og tvistesaker kan kreve individuell rådgivning.

Kilder

• NAV – ansatt er sykmeldt
• NAV – slik følger du opp sykmeldte
• NAV – inntektsmelding
• NAV – samtalestøtte for arbeidsgiver
• Lovdata – arbeidsmiljøloven § 4-6
• Arbeidstilsynet – arbeidstakers medvirkningsplikt