MVA på fakturaen: Sjekk dette før du fører fradrag

En leverandørfaktura kan se helt ordinær ut, men likevel gi problemer i mva-meldingen. For å føre inngående merverdiavgift til fradrag må både kjøpet, virksomheten og dokumentasjonen oppfylle vilkårene.

Kontrollen trenger ikke være tung. For små bedrifter er en fast rutine ved nye leverandører og større kjøp ofte nok til å fange opp de vanligste feilene før de blir bokført.

Tre vilkår før fradraget

For det første må kjøperen normalt være registrert i Merverdiavgiftsregisteret. For det andre må anskaffelsen være til bruk i den registrerte virksomheten. Kjøp til privat bruk eller til aktivitet uten fradragsrett kan ikke uten videre trekkes fra, og ved blandet bruk kan fradraget måtte fordeles.

For det tredje må den inngående avgiften dokumenteres med et gyldig salgsdokument. Bokføringsforskriften krever blant annet identifikasjon av partene. Når selgeren er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene «MVA». Fakturaen skal også ha dato og nummer, beskrive hva som er levert og vise vederlag og merverdiavgift på en etterprøvbar måte.

Slik gjør du kontrollen

Start med å søke på leverandørens navn eller organisasjonsnummer i Brønnøysundregistrenes tjeneste Virksomhetsopplysninger. Kontroller at navnet og organisasjonsnummeret på fakturaen tilhører samme juridiske enhet, og at «Registrert i Merverdiavgiftsregisteret» står under registeropplysningene.

Sammenlign deretter fakturaen med bestilling, avtale eller leveranse. Sjekk at beskrivelsen er konkret nok, at mva-satsen virker riktig, og at beløpet stemmer med det som faktisk er mottatt. Ved nye leverandører eller større beløp bør kontrollen dokumenteres, for eksempel med en datert merknad i regnskapssystemet.

Registerstatus kan endres. En kontroll ved oppstart erstatter derfor ikke en ny vurdering hvis senere fakturaer får annet navn, nytt organisasjonsnummer eller uventede opplysninger.

Hvis noe ikke stemmer

Mangler organisasjonsnummeret eller bokstavene «MVA», bør bedriften be om korrigert faktura før fradraget føres. Skatteetatens håndbok presiserer samtidig at en formell mangel ikke nødvendigvis avgjør saken alene når selgeren faktisk var registrert. Korrigert dokumentasjon er likevel den ryddigste løsningen.

Hvis leverandøren ikke er registrert, er situasjonen mer alvorlig. Bokstavene «MVA» på fakturaen beviser ikke i seg selv at avgiften er lovlig beregnet. Skattepraksis viser at kjøperens aktsomhet og omstendighetene rundt handelen kan få betydning. Stans derfor fradragsføringen og be leverandøren eller regnskapsføreren avklare forholdet.

Dette bør du gjøre nå

Legg inn en enkel kontroll for alle nye leverandører: juridisk navn, organisasjonsnummer, mva-status, fakturainnhold og samsvar med bestillingen. Sett en beløpsgrense for ekstra godkjenning, og bestem hvem som skal følge opp avvik. Ta vare på korrigerte bilag og noter hva som ble undersøkt.

Ved store beløp, kompliserte leveranser eller usikker fradragsrett bør bedriften innhente konkret råd fra regnskapsfører eller Skatteetaten.

Kilder

• Lovdata – bokføringsforskriften § 5-1-2
• Skatteetaten – slik fungerer merverdiavgiften
• Skatteetaten – dokumentasjon av inngående merverdiavgift
• Brønnøysundregistrene – Virksomhetsopplysninger

Kort fortalt

Kontroller at leverandøren er mva-registrert, at fakturaen identifiserer riktig juridisk enhet, og at kjøpet gir fradragsrett. Ved avvik: be om korrigert dokumentasjon før avgiften tas med i mva-meldingen.