Merkant: Regnskapet kan settes bort – ansvaret kan ikke

Medlemsbedrift. Merkant er en aktiv medlemsbedrift i Sørporten. Regnskapsmiljøet ble etablert i 1969 og oppgir i dag mer enn 55 medarbeidere, sju avdelinger og over 1 250 kunder. Avdelingene ligger i Kristiansand, Sørlandsparken, Søgne, Vennesla, Evje, Rysstad og Hovden.

Et lokalt fagmiljø i endring

Merkant leverer regnskap, lønn, årsoppgjør og bedriftsrådgivning til små og større virksomheter. Selskapet beskriver digitale og skybaserte økonomisystemer som en sentral del av leveransen. Brønnøysundregistrene viser at Merkant AS har organisasjonsnummer 916 589 085, og at Kristiansand-avdelingen er registrert med regnskapsføring og bokføring som næring.

For bedrifter som vurderer å sette bort regnskapsarbeidet, er det likevel viktig å skille mellom utførelsen av oppgavene og det formelle ansvaret.

Bedriften beholder ansvaret

Altinn slår fast at det ikke er et lovkrav å bruke regnskapsfører. Virksomheten kan føre selv, men har uansett ansvar for at regnskapet blir ført riktig. Ved kjøp av ekstern regnskapstjeneste må bedriften kontrollere at leverandøren er et godkjent regnskapsforetak. Godkjenning kan sjekkes i Finanstilsynets virksomhetsregister.

De fleste næringsdrivende er bokføringspliktige. Det innebærer blant annet at inntekter og kostnader må dokumenteres, og at regnskapet må være oppdatert innen fristene for pliktig rapportering. En ekstern regnskapsfører kan gjøre mye av arbeidet, men manglende bilag, feil grunnlagsdata eller forsinkede avklaringer hos kunden kan fortsatt gi feil.

Avklar oppgaven før avtalen inngås

En god oppdragsavtale bør beskrive hvem som bokfører, avstemmer, kjører lønn, leverer mva-melding og følger opp årsoppgjør. Avklar også hvem som godkjenner betalinger, hvilke Altinn-roller leverandøren får, og hvordan tilganger fjernes dersom samarbeidet avsluttes.

Digitale systemer kan automatisere bilagsflyt og gi raskere rapportering, men bedriften bør be om en enkel, fast rapport som viser likviditet, utestående fordringer, gjeld og utvikling mot budsjett. Da blir regnskapet et styringsverktøy – ikke bare historikk som kontrolleres ved fristene.

Dette bør du gjøre nå

• Sjekk at det eksterne regnskapsforetaket er godkjent.
• Lag en skriftlig ansvarsdeling for bilag, lønn, betalinger og rapportering.
• Bestem hvem som følger frister og hvem som varsler ved mangler.
• Gå gjennom systemtilganger og Altinn-roller minst én gang i året.
• Be om periodiske nøkkeltall som ledelsen faktisk bruker.

Dette betyr for bedriften

Et regnskapsbyrå kan frigjøre tid og tilføre kompetanse, men ledelsen kan ikke delegere bort sitt ansvar for korrekte opplysninger. Verdien ligger derfor både i selve bokføringen og i en tydelig arbeidsdeling, gode data og rapporter som gir beslutningsstøtte.

Kilder

Merkant – offisiell nettside

Sørportens medlemsprofil: Merkant

Brønnøysundregistrene: Merkant AS avd. Kristiansand

Altinn: Regnskap – hva bør du vite før oppstart

Altinn: Bokføringsplikt