Gratis HMS-verktøy: Slik lager bedriften en handlingsplan

Arbeidstilsynets gratis Arbeidsmiljøhjelp gir bransjetilpassede spørsmål om forhold som påvirker helse og sykefravær. Verktøyet kan brukes av leder, verneombud, tillitsvalgte og ansatte sammen.

Det viktige for bedriften er å bruke samtalen som startpunkt – ikke som ferdig HMS-dokumentasjon. Arbeidstilsynet presiserer at Arbeidsmiljøhjelpen er frivillig, ikke er et risikovurderingsverktøy og alene ikke er god nok dokumentasjon ved et tilsyn.

Start med arbeidet, ikke skjemaet

Verktøyet tar opp seks områder: organisering av arbeidet, arbeid med mennesker, manuelt arbeid, arbeidstid, tids- og arbeidspress og omstilling. Eksemplene tilpasses blant annet bygg, industri, varehandel, servering, kontor, transport og helsevirksomheter.

En nyttig økt kan gjennomføres på 45–60 minutter. Velg ett tema som faktisk merkes i hverdagen. La deltakerne først beskrive hva som fungerer, deretter hva som skaper belastning eller usikkerhet. Målet er ikke en lang ønskeliste, men to eller tre forhold bedriften kan undersøke nærmere.

Gjør funnene om til en handlingsplan

Et punkt som «for høyt tidspress» er for uklart til å følges opp. Skriv heller hva som skjer, hvor ofte det skjer og hvem som berøres. Eksempel: «På mandager oppstår kø ved varemottaket fordi to leveranser kommer samtidig.» Da kan tiltaket bli å endre tidsvindu, bemanning eller arbeidsfordeling.

For hvert tiltak bør handlingsplanen minst vise ansvarlig person, frist, nødvendig ressurs og hvordan effekten skal kontrolleres. Dersom årsaken er usikker, legg først inn en kort kartlegging – for eksempel observasjon over to uker – i stedet for å vedta en løsning på svakt grunnlag.

Skriftlig dokumentasjon er fortsatt påkrevd

Internkontrollforskriften § 5 krever at virksomheten kartlegger farer og problemer, vurderer risiko og utarbeider planer og tiltak. Kartleggingen og planene skal dokumenteres skriftlig. Også HMS-mål, ansvarsfordeling, avviksrutiner og gjennomgang av systemet skal dokumenteres.

Omfanget skal tilpasses virksomhetens størrelse, aktiviteter og risiko. En liten, lite risikoutsatt bedrift trenger ikke kopiere systemet til en industribedrift, men må kunne vise en ryddig sammenheng mellom funn, risiko, tiltak og oppfølging.

Dette bør du gjøre nå

1. Velg bransje og ett relevant tema i Arbeidsmiljøhjelpen.
2. Inviter ansatte og verneombud til en avgrenset samtale.
3. Beskriv konkrete situasjoner, ikke bare generelle problemer.
4. Risikovurder funnene i bedriftens eget HMS-system.
5. Sett ansvarlig, frist og kontrollpunkt for hvert tiltak.
6. Avtal dato for å kontrollere om tiltaket faktisk virket.

Dette betyr for bedriften

Arbeidsmiljøhjelpen kan gjøre det enklere å få fram erfaringene til dem som står i arbeidet. Verdien oppstår først når innspillene kobles til skriftlig risikovurdering, tydelig ansvar og oppfølging. Da blir HMS-arbeidet et praktisk styringsverktøy – ikke en mappe som bare åpnes ved tilsyn.

Kilder

Hovedkilde: Arbeidstilsynet – Arbeidsmiljøhjelpen.

Tilleggskilder: Om Arbeidsmiljøhjelpen, Arbeidstilsynet – internkontroll og internkontrollforskriften.